nusakini.com--PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) memaknai peringatan Hari Kearsipan Nasional ke-45 Tahun 2016 ini dengan melaksanakan gerakan peduli arsip di kantor pelabuhan-pelabuhan yang dikelolanya.

Pada Jumat (27/5), BUMN operator pelabuhan pada tujuh provinsi di Indonesia tersebut secara serentak menggelar kerja bakti kebersihan yang kemudian dilanjutkan dengan perawatan fasilitas pengarsipan. 

Manager SDM, Umum dan Kesisteman Pelindo III Tanjung Intan, Cilacap, Jawa Tengah, Siti Aisah, di sela-sela kegiatan menyampaikan bahwa kerja bakti pengelolaan dan penataan arsip pada ruang penyimpanan arsip aktif bertujuan untuk menghasilkan tertatanya fisik dan informasi arsip, serta tersusunnya daftar arsip guna memudahkan penemuan/pencarian kembali arsip yang dibutuhkan.

Sedangkan penataan arsip inaktif bertujuan untuk mengurangi penggunaan kertas yang tidak terlalu penting dan guna menekan terciptanya arsip secara fisik. "Arsip selama ini dianggap remeh tetapi sebenarnya sangat penting karena menyangkut historis dan dokumen penting perusahaan serta mendukung penggunaan dokumen elektronik secara bertahap dan berkesinambungan," ujarnya. 

Seperti halnya di Pelabuhan Tanjung Emas Semarang, Jawa Tengah, selain membersihkan ruangan pengarsipan, para karyawan merapikan dan memisahkan berkas milik masing-masing. Selain itu, karyawan juga diberi penjelasan tentang tata kelola dan pengelompokan arsip.

Langkah yang sama dilakukan di Pelabuhan Gresik, Jawa Timur. Manager SDM, Umum dan Kesisteman Pelindo III Gresik, Haris Budiarto, mengatakan, kegiatan dilakukan oleh semua pegawai pada masing-masing divisi. Karena mereka lebih tahu mana arsip yang aktif, inaktif, vitas atau dimusnahkan berdasarkan pedoman Peraturan Direksi. “Setiap divisi telah ditunjuk PIC (person in charge) untuk mendata dan memasukkan kriteria arsip.Apabila sudah terdata maka akan dikumpulkan dan perlu dilakukan penempatan serta penyimpanan yang lebih baik. Kita bisa melihat arsip yang sudah memasuki masa retensi untuk dilakukan pemusnahan,” rincinya. 

General Manager Pelindo III Banjarmasin, Hengky Jajang Herasmana, mengungkapkan, betapa keterkaitan arsip dalam keperluan bisnis sehari-hari sangat erat. “Karena itu sangat penting untuk merawat dan menyusunnya dengan baik. Suatu perusahaan tidak akan mampu mendulang prestasi tanpa didukung data-data valid melalui sumber primer, yaitu arsip” kata Hengky, sembari meninjau kegiatan di Pelabuhan Banjarmasin, Kalimantan Selatan. 

Lebih lanjut ia menjelaskan, bagi perusahaan, salah satu peran penting arsip ialah dalam pengambilan keputusan. Karena dapat dijadikan sebagai alat bukti bila terjadi masalah, maka jika arsip sulit untuk ditemukan dapat menyebabkan hambatan pada proses pengambilan keputusan, serta dapat mempersulit proses hukum dan pertanggungjawaban.

“Dengan adanya arsip yang baik dan tertata dengan rapi, perusahaan secara langsung mendapatkan informasi masa lalu dan dapat juga menyediakan informasi untuk masa yang akan datang. Sehingga arsip dapat digunakan sebagai alat untuk mengetahui perkembangan sejarah dinamika kegiatan perusahaan,” jelasnya.

Sementara itu, Manager SDM, Umum dan Kesisteman Pelindo III Tanjung Wangi, di Pelabuhan Tanjung Wangi, Banyuwangi, Jawa Timur, Fernandes Antoni Ginting, menjelasakan bahwa saat ini Pelindo III sedang dalam proses transformasi untuk menjadi perusahaan penyedia jasa kepelabuhanan modern yang berbasis IT dengan standard global. Yakni dengan mengimplementasikan aplikasi SAP yang dimulai dari fase persiapan proyek ERP (Enterprise Resource Planning) Readiness & Project Preparation.

“Implementasi teknologi informasi dan komunikasi di Pelindo III bertujuan agar kinerja perusahaan lebih terstandart, berlangsung sistematis, dan efisien. Pada sisi kearsipan, dengan teknologi ini ke depannya Pelindo III akan mengurangi penggunaan kertas yang tidak terlalu penting, guna menekan terciptanya arsip secara fisik,” ungkapnya. 

Fernandes menjelaskan, hal tersebut karena pendokumentasian berkas akan dilaksanakan secara elektronik, sehingga budaya kerja akan semakin sistematis dan efisien. Untuk itu, setiap pegawai dituntut untuk mulai beradaptasi dengan transformasi TIK itu. “Meski begitu tak lantas meninggalkan pengarsipan konvensional.

“Pemahaman tentang Sistem Administrasi Perkantoran tetap harus dipahami oleh setiap karyawan, karena kelak saat Proyek ERP berjalan, setiap karyawan harus dapat bekerja dengan baik tanpa meninggalkan aspek administatif yang harus dipertanggung jawabkan. Salah satu contohnya yaitu pengelolaan arsip vital yang sangat penting bagi perusahaan,” tegasnya. (p/ab)